想研様 MaDo ワークフロー自動化現状報告と今後の対応方針

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これまでの経緯

2026年 5月末〜6月初旬

ワークフロー構築・納品

想研様の業務ヒアリングに基づき、MaDo自動化関連のワークフロー群を構築。想研様の共有ドライブ環境に納品し、テスト環境への配備が完了しました。

2026年 6月〜7月初旬

受入テスト開始

担当者との間でメールやり取りを行いながら、テストデータによる動作確認を実施。この段階では、当初ヒアリングした想定の範囲でのテストが行われていました。

2026年 7月中旬〜

テスト中にエラー・想定との齟齬が発生

テストが進む中で、使用されたテストデータが当初想定していたパターンと異なるケースが発生。エラーや処理不具合が起きたことで確認・対応作業が増加し、想研様にご負担をおかけする状況となりました。

ポイント：今回の問題は、システム自体の品質不良（バグ）ではなく、「構築時にヒアリングした想定」と「テスト時のデータ・運用パターン」との間に 想定外のギャップが生じたことが主な原因です。テストを経て初めて判明するケースであり、今後の対応で解消できると考えています。

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原因の分析

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テストデータの件数が想定を超過

当初ヒアリングしていた同時処理件数よりも、テストで使用されたデータ量が大幅に多く、 n8nクラウドサーバーおよびGoogleドライブAPIの処理能力の上限に達してしまいました。並列処理対策が作り込まれていなかったため、同時送信時にエラーが発生。

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「発生しない」とされていたデータパターンが発生

同月・同企業名・同メールアドレスの重複データは「業務上ありえない」とのヒアリングに基づき、その条件分岐を作り込んでいませんでした。しかしテスト中にこのパターンが発生し、意図しない挙動につながりました。

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想定外のエラーパターンへのリトライが機能しなかった

エラー検知・リトライ・通知の仕組みは実装済みですが、リトライ対象は当初想定したパターンに限定しています。テストデータが想定外だったため、リトライが機能しなかったり判定に入らないケースが発生し、都度確認・調査の手戻りが生じました。

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テスト参加者と実業務担当者の間での認識の差

初期テストはシステム導入担当者と実施しましたが、実際の業務を担われる方がテストに加わることで、想定していなかったデータパターンや運用ケースが出てきた可能性があります。

整理すると：構築時に想定したデータや運用パターンと、テスト時の実態との間に「ズレ」が生じており、そのズレに対応できる設計になっていなかったことが根本原因です。当社側の要件定義・テストデータの精査プロセスに改善すべき点があったと認識しており、 真摯に向き合って対応いたします。

現在の各ワークフローの状況

ワークフロー	状況	備考
今注（メール自動送信）	要注意	今回エラーが発生しているもの。要件再整理・改修を進めます。要件を再設計する必要がある可能性があります。
奥付け部数確認（メール）	テスト中	同様の仕組みのため、今注の改修内容を反映して展開予定。
デジタルブックリンク（メール）	テスト中	同上。
メール受信監視	テスト中	受信管理ワークフロー。
PDF分割ワークフロー	テスト中	PDFをドライブに入れると自動分割。
パワーポイント自動生成	テスト中	広告確認用PPTを自動作成。

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今後の対応方針

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PHASE 1 ／最優先

2社での要件定義MTG

想研様・当社の2社で改めて要件のヒアリングを行います。「実際にどう使うのか」という視点でズレをすべて洗い出し、今後の設計の土台を固めます。

実際の送信件数・頻度・データパターンの確認
重複データ・例外ケースのルール整理
構築時に想定していたデータと実運用データが合致しているかの確認
エラーが発生した際の通知・対応フローの定義
8月号の実データ運用に向けた優先確認事項の整理

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PHASE 2 ／短期対応

現行ワークフローの改修・強化

ヒアリング内容をもとに、現在の今注ワークフローを改修します。エラーが起きにくい設計への変更と、万が一エラーが起きた場合でも先方の手作業が最小限になる仕組みを組み込みます。

重複データ・例外パターンへの条件分岐追加
エラー検知・自動リトライ・通知機能の実装
同一ワークフローの他バリエーション（奥付け・デジタルブック）への展開
改修後の動作テストは当社側で実施（先方のテスト工数を最小化）

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PHASE 3 ／インフラ・設計検討

n8nセルフホスト化・システム化の検討

現在使用しているn8nクラウド版は、プランによって処理能力の上限が固定されています。処理件数や要件によっては、セルフホスト版（専用サーバー）への移行、あるいは各ワークフローを統合したシステム化も視野に入れて対応いたします。

実際の運用件数に基づく負荷試験の実施
クラウド版での対応可否の最終判断
セルフホスト版への移行が必要な場合、既存ワークフローをそのまま移植可能（再開発不要）
要件が複雑化する場合はワークフローを統合したシステム化も検討
移行コスト・サーバー費用の見積もり提示

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PHASE 4 ／安定運用

実データでの本番運用開始・伴走支援

8月号の実データ運用開始に向け、テストを当社主導で完了させます。運用開始後も一定期間は状況をモニタリングし、問題が起きれば即座に対応します。また、追加のワークフローについても段階的に安定稼働させていきます。

実データによる最終テストを当社で実施・完了確認
運用マニュアルの整備（テストデータの入力ルールを含む）
本番運用後のモニタリング・フォローアップ
未稼働ワークフローの順次受入・本番移行サポート

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当社のコミットメント

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テストの品質を上げる

納品前にテストを実施してきましたが、テストデータの選定や想定ケースの網羅性をより丁寧に行うべきでした。改修後は当社開発チームが主体でテストを実施し、想研様の確認工数を最小限に抑えます。

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現場目線での要件定義

今後は実際の業務担当者を含めたMTGを要件定義の前提とします。「実際にどう使うか」を起点に設計し、想定外の事態を減らします。

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月額伴走の価値を最大化

月額サービスの枠組みで、要件変化への柔軟な対応・継続的な改善・現場浸透支援まで一気通貫で担います。自動化で生まれた時間を価値ある業務に使っていただくことがゴールです。