MaDo様ワークフロー自動化現状報告と今後の対応方針

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これまでの経緯

2026年 5月末〜6月初旬

ワークフロー構築・納品

MaDo様の業務ヒアリングに基づき、スプレッドシート管理型のメール自動送信ワークフローを構築。先方の共有ドライブ環境に納品し、運用環境への配備が完了しました。

2026年 6月〜7月初旬

受入テスト（テストデータ）

担当者との間でメールやり取りを行いながら、テストデータによる動作確認を実施。この段階では、当初ヒアリングした運用想定の範囲でのテストが行われていました。

2026年 7月中旬〜

実運用想定でのテスト開始・エラー発生

実際に現場で業務を担当されるメンバーが加わり、より実運用に近いデータでのテストが開始。その結果、当初想定していた運用パターンとは異なるケースが発生し、エラーや処理不具合が頻発。対応のためのテスト・確認作業が増加し、先方にご負担をおかけする状況となりました。

ポイント：今回の問題は、システム自体の品質不良（バグ）ではなく、「当初ヒアリングした運用想定」と「実際の現場運用」との間に 想定外のギャップが生じたことが主な原因です。現場の実担当者が実際のデータで動かして初めて判明したケースで、システム開発プロジェクトではよく見られる課題の一つです。

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原因の分析

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処理件数が想定を大幅に超過

当初ヒアリングしていた同時処理件数よりも、実際の運用データ量が大幅に多く、 n8nクラウドサーバーの処理能力の上限に達してしまいました。並列処理対策が作り込まれていなかったため、同時送信時にエラーが発生。

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「発生しない」とされていたデータパターンが発生

同月・同企業名・同メールアドレスの重複データは「業務上ありえない」とのヒアリングに基づき、その条件分岐を作り込んでいませんでした。しかし実運用ではこのパターンが発生し、意図しない挙動につながりました。

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エラー検知・自動リトライ機能が未実装

エラー発生時の自動検知・リトライ・通知機能を当初仕様に含めていなかったため、エラーが起きた際に手動での確認・再実行が必要な状態でした。これが先方の手作業増加につながっていました。

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テスト参加者と実運用担当者の乖離

初期テストはシステム導入担当者と実施しましたが、実際の現場業務を担う方々が加わったことで、新たな運用パターンや実データの特性が明らかになりました。

整理すると：当社が想定した要件と、実際の現場運用との間に「ズレ」が生じており、そのズレに対応できる設計になっていなかったことが今回の根本原因です。この点については、当社側の要件定義プロセスに改善すべき点があったと認識しており、 真摯に向き合って対応いたします。

現在の各ワークフローの状況

ワークフロー	状況	備考
今中（メール自動送信）	対応中	今回クレームが発生しているもの。要件再定義・改修を進めます。
奥付け部数確認（メール）	テスト中	同様の仕組みのため、今中の改修を反映して展開予定。
デジタルブックリンク（メール）	テスト中	同上。
メール受信監視	稼働中	受信管理ワークフロー。
PDF分割ワークフロー	稼働中	PDFをドライブに入れると自動分割。
パワーポイント自動生成	稼働中	広告確認用PPTを自動作成。

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今後の対応方針

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PHASE 1 ／最優先

現場担当者を交えた要件定義MTG

実際に業務を担当されるメンバーを含めた3者（MaDo様・当社担当・開発チーム）で、改めて要件のヒアリングを行います。「現場ではどう使うのか」という視点で、ズレをすべて洗い出し、今後の設計の土台を固めます。

実際の送信件数・頻度・データパターンの確認
重複データ・例外ケースのルール整理
エラーが発生した際の通知・対応フローの定義
8月号の実データ運用に向けた優先確認事項の整理

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PHASE 2 ／短期対応

現行ワークフローの改修・強化

ヒアリング内容をもとに、現在の今中ワークフローを改修します。エラーが起きにくい設計への変更と、万が一エラーが起きた場合でも先方の手作業が最小限になる仕組みを組み込みます。

重複データ・例外パターンへの条件分岐追加
エラー検知・自動リトライ・通知機能の実装
同一ワークフローの他バリエーション（奥付け・デジタルブック）への展開
改修後の動作テストは当社側で実施（先方のテスト工数を最小化）

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PHASE 3 ／インフラ検討

n8nセルフホスト化の検討

現在使用しているn8nクラウド版は、プランによって処理能力の上限が固定されています。処理件数が多い場合、セルフホスト版（専用サーバー）への移行が抜本的な解決策となります。運用規模と費用対効果を踏まえてご提案いたします。

実際の運用件数に基づく負荷試験の実施
クラウド版での対応可否の最終判断
セルフホスト版への移行が必要な場合、既存ワークフローをそのまま移植可能（再開発不要）
移行コスト・サーバー費用の見積もり提示

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PHASE 4 ／安定運用

実データでの本番運用開始・伴走支援

8月号の実データ運用開始に向け、テストを当社主導で完了させます。運用開始後も一定期間は状況をモニタリングし、問題が起きれば即座に対応します。また、追加のワークフローについても段階的に安定稼働させていきます。

実データによる最終テストを当社で実施・完了確認
運用マニュアルの整備（テストデータの入力ルールを含む）
本番運用後のモニタリング・フォローアップ
未稼働ワークフローの順次受入・本番移行サポート

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当社のコミットメント

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テストは当社が巻き取る

改修後のテストは当社開発チームが主体で実施します。先方にかかるテスト工数を最小限に抑え、確認・承認のみで済む形に整えます。

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現場目線での要件定義

今後は実際の業務担当者を含めたMTGを要件定義の前提とします。「実際にどう使うか」を起点に設計し、想定外の事態を減らします。

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月額伴走の価値を最大化

月額サービスの枠組みで、要件変化への柔軟な対応・継続的な改善・現場浸透支援まで一気通貫で担います。自動化で生まれた時間を価値ある業務に使っていただくことがゴールです。

一点お伝えしたいこと： システム・ワークフロー自動化において、テストフェーズは最も重要な工程です。「作って終わり」ではなく、実際の運用データ・現場担当者とともに動かし、想定外を洗い出して初めて「本当に使えるシステム」になります。今回の経験を活かし、次のステップではよりしっかりとしたテストプロセスで進めます。

MaDo様 ワークフロー自動化現状報告と今後の対応方針

現在の各ワークフローの状況

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現状報告と今後の対応方針